Présentation
Le module permet de gérer des aides et subventions au travers de différentes fonctions que voici :
- Ajout de montants sur les dossiers : montant demandé, montant proposé et montant voté
- Ajout d’indicateurs financiers dans l’écran de Gestion des dossiers sur la base des montants cités précédemment
- Compatibilité avec les connecteurs de gestion financière
- Possibilité pour un usager d’effectuer des demandes de paiement pour demander le déblocage de la subvention accordée en une ou plusieurs fois selon des justificatifs démontrant les dépenses engagées
- Gestion de contrats de territoire avec saisi d’un budget alloué et suivi de sa consommation selon les dossiers accordés sur ce même territoire
- Gestion de bons permettant d’accorder une aide à un usager et de payer la subvention auprès d’une autre personne, une association culturelle ou sportive par exemple, auprès de laquelle l’usager consomme des prestations ou services
Des champs supplémentaires dans le référentiel des champs
Les subventions nécessitent de gérer divers montants :
- Montant demandé
- Montant proposé
- Montant voté
Ces champs sont ajoutés dans le référentiel par le module, ils sont ensuite exploitables dans les modèles de dossiers, dans des calculs, des reporting internes au logiciel ou au travers d’outil de BI tel que Business Objects par exemple.
Les demandes de paiements sur un dossier
La demande de paiement permet le déblocage de la subvention en une ou plusieurs fois selon des justificatifs (factures acquittées). Elle s’appuie pour cela sur un dispositif dédié venant se rattacher au dispositif principal de demande de subvention. Ce dispositif comprend un modèle de dossier permettant de définir le champs de saisie utiles et les justificatifs.
Ensuite, lorsque le guide d’instruction autorise son utilisation, un usager saisi un dossier de demande de paiement qui vient se rattacher automatiquement au dossier principal. Il est visible par l’instructeur dans le sous-panel Demandes de paiement sur le dossier principal.
Les mouvements financiers sur un dossier
Le module comprend la gestion des mouvements financiers avec les engagements et liquidations.
Couplé à un connecteur de gestion financières, les informations sont échangés entre les logiciels pour être stockées et consultables dans Open CRM dans le sous-panel Engagements, lui même donnant accès aux liquidations correspondantes.
Les contrats de territoires
Le module permet de gérer des contrats de territoire comprenant :
- Un nom et des propriétés d’entête : localisation, dates de début et fin …
- Un budget décliné en 2 parties : local et territorial
- Des programmations
- Des documents
Il est possible ensuite de rattacher des dossiers au contrat, ou aux programmations qu’il contient, et de connaitre en temps réel le budget consommé sur le contrat et le budget restant disponible.
Les habilitations permettent de donner accès ou non aux instructeurs pour chaque contrat.
Une gestion par bon pour le paiement d’une aide à une tierce personne
Un système de bon permet de gérer le cas d’une subvention attribuée à une personne mais dont le paiement se fait vers une autre selon les principes suivants :
- Un usager saisit un dossier de demande de subvention
- Un instructeur valide le dossier et génère un bon sous la forme d’un document dématérialisé comprenant une référence unique
- L’usager récupère ce bon et le transmet à la personne de son choix, par exemple une association sportive dans le cas d’un système de Pass culture ou Pass sport
- La tierce personne créé son compte sur le portail internet, puis va dans la Réservation des bons et saisi la référence du bon attribué, elle sera alors payée de la subvention accordée
