Présentation
Le module permet de gérer des lieux contenant pour chacun une ou plusieurs salles. Chaque salle est définie par différentes caractéristiques : un type de salle (salle de réunion, salle des fêtes …), un nombre de places assises et debout, une surface, des activités proposées … etc. Une fois le paramétrage effectué, les fonctions proposées sont les suivantes :
- Recherche d’une salle disponible selon des critères de recherche
- Réservation de la salle pour une personne physique ou une personne morale, de façon ponctuelle ou récurrente
- Gestion des conflits entre réservations
Des habilitations permettent de donner des droits de gestion ou de lecture seule.
Un utilisateur, depuis le CRM, visualise l’ensemble des salles et les éventuelles réservations pour chacune
Le planning peut être affiché par mois, semaine ou jour, et des loupes permettent de modifier la précision horaire. Il comporte :
- Les salles en partie gauche de l’écran, elles sont regroupées par lieu
- Les réservations en partie centrale avec des couleurs indiquant leur statut (préréservée, confirmée, en conflit, annulée)
Le survol d’une réservation affiche une popup donnant des précisions sur la réservation : l’objet, le numéro, le statut et le demandeur pouvant être une personne physique ou morale.
L’utilisateur, depuis le CRM, dispose de filtres pour rechercher des salles ou des réservations
Une barre contenant des filtres permet de rechercher des salles ou réservations selon différents critères :
- Les activités possibles
- Les capacités d’accueil déclinées en 2 critères : la capacité assise et la capacité debout
- Les jours et horaires d’ouverture
- Le profil ayant réservé
- Le statut de la réservation : préréservée, confirmée, en conflit, annulée
- La surface
- Le type de salle : salle des fêtes, salle de réunion … etc
L’utilisateur, depuis le CRM, consulte une réservation
Un clic sur une réservation ouvre une modale contenant tout le détail d’un réservation : son objet, la date, le statut, l’activité choisie, le demandeur (systématique) et éventuellement le profil.
Il est possible depuis cet écran de dupliquer la réservation pour en créer une similaire sur une autre salle.
L’utilisateur, depuis le CRM, réserve une salle
Un clic dans le planning au niveau de la salle et de la date voulue ouvre une modale pour créer la réservation. Les informations suivantes sont requises :
- L’objet de la réservation
- La date/heure de début et date/heure de fin
- Le statut avec pour seul choix Préréservée ou Confirmée
- Le caractère ponctuel ou récurrent
- En cas de réservation récurrente, des propriétés additionnelles sont proposées pour définir la récurrence : la fréquence, le nombre d’occurrence ou jusqu’à une date déterminée
- Le demandeur avec recherche dans le référentiel des usagers
- Le profil, si besoin, avec recherche également dans le référentiel des usagers
