Présentation
Le module permet de gérer un nombre illimité d’agendas, chacun d’eux comprenant un ou plusieurs lieux de rendez-vous ainsi que différents motifs de rendez-vous avec des durées différentes. Une fois l’agenda configuré, les fonctions proposées sont les suivantes :
- Visualisation des disponibilités, même sans connexion pour un usager via le portail internet
- Prise de rendez-vous
- Possibilité de reporter ou annuler le rendez-vous
- Rappel du rendez-vous par email et SMS
- Synchronisation possible du rendez-vous avec l’agenda Outlook de l’agent
- Saisie d’information sur le rendez-vous une fois celui-ci passé : présence (venu / excusé / pas venu), contenu du rendez-vous
- Statistiques possible sur les rendez-vous
L’usager, sans être connecté, voit les possibilités de rendez-vous
L’usager, depuis le catalogue de téléservice, sélectionne le type de rendez-vous souhaité :
- Un écran lui propose de choisir un motif de rendez-vous, sitôt fait il visualise les créneaux disponibles selon différents lieux pour ce motif
- Il est possible de naviguer dans les semaines futures, de changer de motif
- Une carte sur la droite permet de localiser chaque lieu
- Il sélectionne une date et heure de rendez-vous, il est aussitôt inviter à s’authentifier pour poursuivre sa prise de rendez-vous
Après authentification, l’usager arrive automatiquement dans un dossier pour finaliser son rendez-vous
Le dossier reprend la date, l’heure et le lieu du rendez-vous. Il comprend éventuellement d’autres champs, selon le paramétrage du dispositif, pour collecter des informations ou justificatifs nécessaires à la prise de rendez-vous.
L’usager peut annuler ou reporter son rendez-vous
Une page synthétise l’ensemble des rendez-vous passés ou à venir. Un imprévu ?
Il est possible de reporter ou annuler un rendez-vous à venir.
L’usager est notifié par mail ou SMS
Le module permet d’envoyer automatiquement des notifications aux usagers, au choix par mail et/ou SMS dans différents cas :
- Une confirmation de rendez-vous après la prise de celui-ci
- Un accusé réception en cas d’annulation ou de report du rendez-vous
- Un rappel de rendez-vous, peu de temps avant celui-ci selon un délai configurable
Tous ces envois se font sur la base de modèles de mails et modèles de SMS, entièrement paramétrables.
L’utilisateur, depuis le CRM, visualise l’ensemble des rendez-vous dans un agenda
L’utilisateur peut naviguer dans l’agenda, dans le futur ou le passé, utiliser des filtres pour faciliter sa recherche.
Le survol d’un rendez-vous affiche automatiquement une popup avec les principales informations, un double-clic permet d’ouvrir celui-ci.
L’utilisateur, depuis le CRM, peut créer et gérer des rendez-vous
L’utilisateur peut gérer des rendez-vous pris pour :
- l’assigner à un utilisateur en particulier
- indiquer si l’usager est venu ou non
- saisir des informations issues de l’entretien réalisé pour assurer un suivi dans le temps
L’utilisateur peut également prendre rendez-vous :
- la prise de rendez-vous est couplé au référentiel des usagers pour à la volée créer un nouvel individu si besoin
- selon les habilitations accordées, peut prendre des rendez-vous dans des plages selon des critères définis par avance, ou hors plage dans des cas d’exceptions notamment pour les travailleurs sociaux
Une synchronisation avec Outlook
Dans le cas où un rendez-vous est assigné à un utilisateur et que ce dernier utilise la messagerie Outlook, il reçoit automatiquement le rendez-vous dans cette messagerie et peut ainsi utiliser uniquement Outlook sans besoin de se connecter à Open CRM pour voir l’ensemble des rendez-vous.
