Supprimer automatiquement des dossiers clôturés

Ce mécanisme permet de supprimer automatiquement des dossiers un certain temps après leur clôture

Les dossiers ne sont alors plus visibles ni par les usagers ni par les agents dans le CRM.

Configurer le délai de suppression

Le délai est propre à chaque dispositif et se configure ainsi :

  1. Allez dans le dispositif puis cliquez sur l’onglet Suppression
  2. Modifiez la propriété suivante :
    • Délai de suppression après clôture (j) : délai exprimé en jour pour supprimer automatiquement le dossier après sa clôture

Configurer la clôture des dossiers

  1. Allez dans le Guide d’instruction lié au dispositif (CRM > Administration > Guides d’instruction)
  2. Allez dans l’étape et le statut qui est considéré comme la fin de l’instruction des dossiers
  3. Modifiez le statut ainsi :
    • Clôture du dossier : cochez cette propriété
  4. Répétez l’opération si besoin sur d’autres statuts considérés également comme une fin d’instruction

Vérifier que la tâche planifiée de suppression des dossiers clôturés est mise en place

  1. Allez dans le Planificateur (CRM > Administration > Planificateur)
  2. Vérifiez la présence d’une tâche Supprimer les dossiers clôturés
    • Si ce n’est pas le cas, cliquez dans la barre de gauche sur Nouvelle action planifiée
    • Saisissez un nom
    • Sélectionnez la tâche Supprimer les dossiers clôturés
    • Sauvegardez la nouvelle tâche
  3. Vérifiez que la tâche est bien active
    • Cliquez sur la tâche
    • Dépliez le sous-panel Journal des tâches et vérifiez la présence d’une exécution récente
    • Si ce n’est pas le cas, vérifiez le crontab sur le serveur

Que se passe-t-il lorsque le délai de suppression est passé ?

Les traitements suivants sont réalisés :

  • Le dossier : il est supprimé, l’usager ne peut plus voir le dossier sur le portail internet ni un agent depuis le CRM. Il s’agit d’une suppression logique, c’est à dire que les données sont conservées en base de données
  • Le registre des dossiers : une trace de ce dossier supprimé est mise dans le registre des dossiers (CRM > Administration > Registre des dossiers), de manière à conserver la trace de toutes les suppressions, qu’elles soient automatiques par ce mécanisme ou manuelles par l’action d’un agent dans le CRM

Pour en savoir plus sur le registre des dossiers, cliquez ici.

Remarques

Il est possible de prévoir une phase préalable d’anonymisation des dossiers avant de réaliser leurs suppressions, ce principe n’est toutefois pas obligatoire.

Pour qui

Administrateur fonctionnel

Chemin

CRM > Administration > Dispositifs > Sélection d’un dispositif

Version

Open CRM 3.0

Anonymiser automatiquement des dossiers clôturésConsulter le registre des individus