Présentation du contrat
Un contrat permet de gérer une enveloppe budgétaire associée à un territoire, de suivre la consommation de ce budget au fur et à mesure de l’affectation de dossiers de subvention.
Composition d’un contrat
Il est constitué :
- d’informations principales réparties dans différents onglets, dont un budget décliné dans une partie local et une partie territoriale
- de dossiers liés
- de documents
- de porteurs de projets (des profils)
- d’une ou plusieurs programmations
Une fois créé, il est nécessaire d’accorder des habilitations aux utilisateurs pour qu’ils puissent le suivre et le gérer.
Composition d’une programmation
Elle est constitué :
- d’informations principales dont un type pour indiquer Initial ou Avenant, d’un montant
- de dossiers liés
- de documents
Pour lier un dossier à une programmation, il est nécessaire que le dossier soit d’abord lié au contrat.
Les calculs sur le budget du contrat
Le contrat comprend dans l’onglet Budget des calculs automatiques :
- Montant consommé : c’est la somme des Montants votés des dossiers liés au contrat
- Montant disponible : c’est la différence entre le Montant alloué et le Montant consommé
Ces calculs sont automatiquement actualisés lorsque des dossiers sont liés ou détachés du contrat, ou lorsque les Montants votés évoluent sur les dossiers liés.
Les dossiers liés
Il est possible de lier ou détacher des dossiers sur un Contrat ou une Programmation :
- Sur un contrat, le clic sur le bouton Lier ouvre une modale permettant :
- de rechercher le dossier adéquat parmi les dossiers pour lesquels l’utilisateur dispose des habilitations sur les dispositifs correspondants
- de préciser si celui-ci doit être pris en compte sur le budget local ou territorial
- Sur une programmation, le clic sur le bouton Lier ouvre une modale permettant :
- de lister les dossiers liés au contrat et qui ne sont liés à aucune programmation
- d’en sélectionner un
Pour détacher un dossier, il suffit de cliquer sur le bouton du même sur la ligne du dossier.
Les documents
Il est possible de déposer ou générer des documents sur un Contrat ou une Programmation au travers des fonctions habituelles de gestion de documents.
La clôture d’un contrat
Il est possible de clôturer un contrat en modifiant celui-ci puis en cochant la propriété Clôturé.
La clôture a pour effet de verrouiller le contrat interdisant toute modification pour lier ou détacher des dossiers, générer des documents, gérer les programmations.
Pour qui
Administrateur fonctionnel
Chemin
CRM > Menu > Contrats
Version
Open CRM 2.3
