Configurer les disponibilités de rendez-vous
Un algorithme calcule et affiche les créneaux disponibles dans un agenda, il se base pour cela sur plusieurs éléments, les plages d’ouverture et les exceptions.
Les plages d’ouverture constituent la situation nominale pendant lesquelles des rendez-vous peuvent être pris.
Les exceptions constituent des particularités venant surcharger la situation nominale afin de gérer des jours de fermeture, ou des absences d’utilisateurs réduisant le nombre de rendez-vous simultanés possibles.
Configurez les plages d’ouvertures
- Créez ou modifiez un agenda
- Allez dans le sous-panel Plages d’ouvertures
- Cliquez sur Créer ou Modifier selon que vous souhaitiez créer ou modifier un élément
- Complétez les propriétés suivantes :
- Nom : nom permettant de décrire l’utilité de la plage
- Jour : de la semaine (exemple : lundi)
- A partir de / Jusqu’à : une heure de début et de fin pour cette journée
- Nbre disponibilités internet : permet de définir le nombre de rendez-vous simultanés sur un même créneau horaire pour les usagers
- Nbre disponibilités guichet : permet de définir le nombre de rendez-vous simultanés sur un même créneau horaire pour les agents. Si la valeur saisie est supérieure à celle du canal internet, cela signifie que même si les usagers ont consommé toutes les disponibilités sur un créneau horaire, l’agent peut encore prendre un rendez-vous
- Lieu : sélection du lieu associé à la plage d’ouverture
- Activer la récurrence : paramètre avancé pour gérer des cas spécifiques (exemples : 1er lundi de chaque mois, 1 mardi sur 2 … etc)
Neutralisez les jours fériés
- Allez dans le sous-panel Exceptions
- Cliquez sur Importer les jours fériés
- Choisissez d’importer pour l’Année courante ou l’Année prochaine
Neutralisez d’autres journées ou réduisez la capacité d’accueil
- Allez dans le sous-panel Exceptions
- Cliquez sur Créer ou Modifier selon que vous souhaitiez créer ou modifier un élément
- Complétez les propriétés suivantes :
- Nom : nom permettant de décrire l’exception
- Date début d’exception / Date fin d’exception : période sur laquelle porte l’exception, celle-ci peut couvrir plusieurs jours
- Nbre disponibilités internet / Nbre disponibilités guichet : ces valeurs viennent surcharger les valeurs nominales définies dans la partie Plages d’ouverture, la surcharge s’applique sur la période définie dans l’exception
- Lieu : sélection du lieu associé à l’exception. Si aucun lieu n’est désigné, l’exception s’applique à tous les lieux
Remarque
L’import des jours fériés créé autant d’exceptions que de jours fériés, et pour chaque exception les propriétés Nbre disponibilités internet et Nbre disponibilités CRM à zéro de manière à neutraliser les prises de rendez-vous à ces dates
Pour qui
Administrateur fonctionnel
Chemin
CRM > Administration > Module Rendez-vous > Agendas
Version
Module Rendez-vous 2.4
