Anonymiser automatiquement des dossiers clôturés

Ce mécanisme permet d’anonymiser automatiquement les dossiers un certain temps après leur clôture

Les dossiers ne sont alors plus visibles par les usagers mais ils restent accessibles par les agents dans le CRM sans pour autant savoir qui a déposé ces dossiers.

Configurer le délai d’anonymisation

Le délai est propre à chaque dispositif et se configure ainsi :

  1. Allez dans le dispositif puis cliquez sur l’onglet Suppression
  2. Modifiez la propriété suivante :
    • Délai d’anonymisation après clôture (j) : délai exprimé en jour pour anonymiser automatiquement le dossier après sa clôture

Configurer la clôture des dossiers

  1. Allez dans le Guide d’instruction lié au dispositif (CRM > Administration > Guides d’instruction)
  2. Allez dans l’étape et le statut qui est considéré comme la fin de l’instruction des dossiers
  3. Modifiez le statut ainsi :
    • Clôture du dossier : cochez cette propriété
  4. Répétez l’opération si besoin sur d’autres statuts considérés également comme une fin d’instruction

Vérifier que la tâche planifiée de l’anonymisation des dossiers clôturés est mise en place

  1. Allez dans le Planificateur (CRM > Administration > Planificateur)
  2. Vérifiez la présence d’une tâche Anonymiser les dossiers clôturés
    • Si ce n’est pas le cas, cliquez dans la barre de gauche sur Nouvelle action planifiée
    • Saisissez un nom
    • Sélectionnez la tâche Anonymiser les dossiers clôturés
    • Sauvegardez la nouvelle tâche
  3. Vérifiez que la tâche est bien active
    • Cliquez sur la tâche
    • Dépliez le sous-panel Journal des tâches et vérifiez la présence d’une exécution récente
    • Si ce n’est pas le cas, vérifiez le crontab sur le serveur

Que se passe-t-il lorsque le délai d’anonymisation est passé ?

Les traitements suivants sont réalisés sur les dossiers :

  • Demandeur : un individu Anonyme est affecté au dossier; Si cet individu n’existe pas, il est automatiquement créé la première fois
  • Profil (selon le dispositif) : un profil Anonyme est affecté au dossier; Si ce profil n’existe pas, il est automatiquement créé la première fois
  • Bénéficiaire : un individu Anonyme est affecté au dossier

Les impacts sont les suivants :

  • Pour les usagers : l’usager n’a plus accès aux dossiers depuis le portail internet
  • Pour les agents : les agents peuvent toujours accéder et même instruire ou agir sur les dossiers dans le CRM, en revanche ils voient alors les demandeur / profil / bénéficiaire comme étant nommés Anonyme

Pour qui

Administrateur fonctionnel

Chemin

CRM > Administration > Dispositifs > Sélection d’un dispositif

Version

Open CRM 3.0

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