Présentation
Le module permet de faire intervenir un 3ème acteur sur un dossier, en plus de l’usager et de l’agent instructeur. Il peut agir de plusieurs manières :
- Pour apporter un avis sur un dossier, sans possibilité de modifier ce dernier
- Pour compléter le dossier, que ce soit des informations ou des justificatifs, en plus de ce qui fournit à l’origine par l’usager
- Pour saisir un dossier Pour le compte d’une autre personne
Dans le cas des avis et des compléments, l’agent détermine pour chaque dossier le partenaire pouvant intervenir, il détermine également à quel moment de l’instruction celui-ci peut intervenir.
Dans le cas des avis, il est possible de faire intervenir plusieurs partenaires, chacun sur un périmètre différent : un avis financier, un avis juridique, un avis technique … etc.
Un utilisateur, depuis le CRM, sollicite l’intervention d’un partenaire sur un dossier
Il dispose d’un sous-panel supplémentaire Partenaires lui permettant de solliciter un 3ème acteur sur le dossier :
- Pour différents types de sollicitations :
– un Avis : afin d’obtenir son avis sur le dossier
– un Complément : pour apporter de nouveaux éléments dans le dossier par des informations à saisir, des justificatifs à déposer
– un Avis et complément pour cumuler les deux possibilités
- Qu’il soit interne ou externe à la collectivité et agisse respectivement via le CRM ou via le portail internet
- En lui indiquant une date de réponse souhaitée et des éventuelles consignes pour le guider dans son action
Le partenaire, depuis le portail internet s’il est externe, accède au nouveau dossier après l’avoir rattaché
Le partenaire reçoit une clé sécurisée pour la nouvelle sollicitation. Il clique sur Rattacher un dossier, saisit la clé reçue et relie ainsi le dossier à son compte, il peut alors le visualiser et le traiter.
Toutefois il ne voit le dossier que de façon limitée dans le temps dans la mesure où l’instruction faite dans le CRM fait évoluer le statut du dossier, ce dernier est porteur de propriétés pour afficher ou masquer le dossier au partenaire.
Le partenaire, depuis le portail internet s’il est externe, donne son avis et/ou complète le dossier
Dans le cas d’un Avis, le dossier comporte un onglet du même nom au travers duquel le partenaire peut délivrer celui-ci avec quelques précisions et un éventuel justificatif.
Dans le cas d’un Complément, le partenaire accède au formulaire et peut saisir de nombreuses informations, déposer des justificatifs, selon la configuration du formulaire.
L’utilisateur, depuis le CRM, suit et visualise les réponses des partenaires
L’utilisateur voit progressivement les réponses apportées par les partenaires sur le dossier.
Il dispose d’un bouton Notifier qui permet, le cas échéant, de relancer les partenaires qui n’ont pas encore apportés de réponse.
L’utilisateur, depuis le CRM, peut envoyer des documents au partenaire
L’utilisateur peut déposer des documents dans le compte du partenaire externe selon les mêmes possibilités que pour un usager, en déposant un fichier ou en générant un document depuis un modèle.
Dans la modale, l’utilisateur dispose d’une propriété supplémentaire Visible partenaire permettant de déterminer le destinataire du document.
L’administrateur fonctionnel, depuis le CRM, dessine la vue partenaire du dossier
Qu’il s’agisse d’un Avis ou d’un Complément, le modèle de dossiers intègre un vue supplémentaire Partenaire permettant de définir ce que le partenaire peut voir ou saisir sur le dossier.
Cette vue partenaire peut contenir :
- tout ou partie des champs de la vue internet
- tout ou partie des champs de la vue CRM
- des champs spécifiques au partenaire
De plus, il est possible d’agir sur les propriétés pour le cas échéant rendre les données saisies par l’usager visibles mais non modifiables, et rendre à l’inverse la saisie possible sur les champs qui sont dédiés au partenaire.
