Open CRM 3.0
3ème trimestre
Refonte du portail usagers pour une plus grande convivialité dans le respect du RGAA, améliorations de l’instruction avec l’ajout d’un mécanisme de gestion de dossiers pour piloter aisément un portefeuille de dossiers
Présentation
Open CRM est un ERP destiné aux acteurs publics, il combine ainsi :
- un CRM pour les agents : guide d’instruction pour instruire les dossiers, générateur de dossiers, générateur de documents éditique, gestion des habilitations selon des profils métiers, et bien d’autres fonctions
- un Portail internet pour les usagers avec un gestionnaire d’identité Keycloack
Historique des versions
Vous retrouvez ici l’historique des versions d’Open CRM et leurs fonctionnalités :
- Open CRM 3.0 (cliquer ici) : Refonte du portail usagers pour une plus grande convivialité dans le respect du RGAA, améliorations de l’instruction avec l’ajout d’un mécanisme de gestion de dossiers pour piloter aisément un portefeuille de dossiers
- Open CRM 2.4 (cliquer ici) : Nombreuses améliorations au bénéfice des usagers, des utilisateurs et des administrateurs fonctionnels, pour satisfaire au mieux les attentes
- Open CRM 2.3 (cliquer ici) : Nouvelles fonctionnalités et finalisation de sa mutation de socle des différentes solutions métiers, il peut accueillir aisément des modules complémentaires pour étendre le spectre fonctionnel
- Autres versions (cliquer ici)
Clients outremers et étrangers
- API BAN : désactivation possible sur une carte de géolocalisation d’une adresse
Dashlets
- Nouveau filtre : possibilité de filtrer le contenu sur un champ personnalisé d’un dossier
- Nouvelle donnée : possibilité d’afficher une liste de rapports internes de manière à proposer un contenu différent de rapports selon l’utilisateur connecté
Décisions
- Commissions : dépôt de documents
Documents
- Conditions : gestion de conditions pour afficher ou non des informations dans le document
- Export éditique au format .DOCX : possibilité d’export un document depuis l’éditique dans ce format en plus du format .DOCX
- Orientation d’un modèle PDF : renommage en « Portait » et « Paysage » pour plus de clarté
Dossiers
- Âge : nouvelle fonction pour calculer automatiquement l’âge d’un demandeur ou bénéficiaire
- Champs calcul et montant : saisie possible de valeurs négatives
- Nouveau dossier depuis le CRM : amélioration de l’écran de création, les boutons d’action sont activés au fur et à mesure de leur utilité pour mieux guider l’utilisateur
Hors compte
- Gestion des doublons : recherche de l’usager sur son email pour, dans le cas où l’usager a déjà déposé un dossier hors compte, rattacher son nouveau dossier à l’individu trouvé
- Page d’atterrissage : possibilité de définir la page vers laquelle est redirigé l’usager une fois son dossier déposé, permettant ainsi de pouvoir lui présenter un contenu adapté
- Utiliser mon compte : recherche de l’existence d’un éventuel compte, et dans l’affirmative proposer à l’usager de l’utiliser pour réaliser sa nouvelle démarche
Instruction
- Conversation : possibilité d’ouvrir / fermer manuellement ou automatiquement une conversation avec un usager au sein d’un dossier
- Clôture : ajout d’une propriété « clôture » sur les statuts pour faciliter son utilisation, la clôture étant un pré-requis pour pouvoir ensuite utiliser les mécanismes automatiques d’anonymisation et de suppression des dossiers
- Délai : mécanisme de calcul automatique du délai d’instruction des dossiers, calcul fait sur chaque étape du guide d’instruction, avec affichage d’un visuel pour signifier un éventuel retard
- Gestion des dossiers : écran supplémentaire présentant une liste de dossiers avec des indicateurs et des filtres dans une logique d’aide à la décision pour les instructeurs
- Guide d’instruction : ajout d’indicateurs de respects de délais selon les conclusions de l’atelier n° 2
- Historique des statuts : l’historique inclut désormais la modification d’un statut réalisée par la fonction « Corriger » d’un dossier
Justificatifs
- Historisation : conservation de l’ensemble des documents redéposés pour un même justificatif
- Péremption : lorqu’un justificatif est déclaré « Périmé », il est maintenant possible pour l’usager de redéposer un nouveau justificatif
Modèles de dossiers
- Calcul : prise en compte des « clés » dans un champ calcul lors de l’utilisation des types de champs concernés (bouton radio, case à cocher multiple, liste déroulante)
- Référentiel des champs : ajout du « nom technique » au survol des champs
- Vues d’un modèle : repère visuel sur les champs obligatoires
Normes RGAA, RGPD, RGS
- RGAA : mise en conformité de l’accessibilité sur la base des audits réalisés par les Départements de la Côte d’Or et de l’Indre
- RGPD :
- Anonymisation et suppression des dossiers
- Suppression automatique des comptes clients/usagers inutilisés
- Suppression automatique des anciens dossiers
- RGS :
- Conversion des justificatifs en PDF type A
- Montée de version de Keycloack, WordPress et SuiteCRM (version 7.X la plus récente)
- Notification automatique de l’usager par mail à chaque nouvelle connexion à son compte
Portail internet
- Catalogue des démarches :
- Accès au catalogue hors compte avec de nombreux filtres
- Accès au catalogue en mode connecté avec préchargement automatique des filtres, selon le profil sélectionné par l’usager, de manière à l’orienter rapidement vers les démarches éligibles selon sa situation
- Gestion complète du catalogue depuis le CRM au niveau des dispositifs (contenus et images d’illustration), entreprise … etc)
- Présentation possible du catalogue sur des pages distinctes par type de profil (association, famille
- Conversation : ajout d’un mécanisme d’échange textuel entre clients/usagers et les instructeurs
- Documents reçus : ajout d’une visionneuse pour afficher le document sans besoin de le télécharger
- Ergonomie : amélioration de tous les écrans avec un nouveau visuel, un contenu repensé et des informations supplémentaires
- Liste des dossiers : ajout de filtres pour naviguer dans celle-ci, ajout du « libellé du dossier »
- Pour le compte de : possibilité pour un particulier de déposer un dossier pour le compte d’un autre particulier, cet dernier sera créé en tant qu’individu dans le référentiel des usagers
- Rattachement d’un dossier : possibilité de rattacher à son compte un dossier déposé « hors-compte »
- Suivi d’un dossier : amélioration de la d’un dossier avec une mise en avant de l’avancement (guide d’isntruction)
- Tableau de bord : la page « Mon compte » devient un tableau de bord avec des indicateurs pour éclairer l’usager sur les actions requises de sa part
Reporting
- Données exploitables :
- Extraction des champs personnalisés des dossiers (sauf les justificatifs et les tableaux),
- Extraction des profils métiers (matrice des habilitations)
- Extraction au choix des clés ou libellés sur certains types de champs (bouton radio, case à cocher, liste déroulante)
- Export CSV : suppression du séparateur de milliers dans les nombres et montants de manière à permettre, lors de l’export des données en CSV, leur interprétation par les tableurs bureautiques
Paramétrage
- Accès rapides : regroupement de « famille » de paramètres avec ajout de boutons dans la barre de gauche pour faciliter le passage de l’un à l’autre, les familles sont :
- Dashlets / Onglets de dashlets
- Dispositifs / Guides d’instruction / Modèles de dossiers
- Connecteurs / Flux
- Modèles de mails / Modèles éditiques / Modèles PDF / Modèles de SMS
- Types de classement / Niveau 1 / Niveau 2 / Niveau 3 / Niveau 4
- Types de territoires / Territoires / Secteurs géographiques
- Utilisateurs / Profils métiers / Rôles
- Réorganisation : scission du paramétrage en 2 pages, l’une pour les paramètres d’Open CRM, l’autre pour les paramètres de Suite CRM
- Tâches planifiées : réorganisation du contenu de la liste déroulante des tâches pour faciliter la recherche de la tâche adéquate
Tiers
- API BAN : ajout de l’API lors de la saisie d’une adresse sur un individu ou un profil
- Assignation des individus : assignation en masse des individus à un utilisateur
- Nouvelles informations sur les profils :
- Ajout d’un onglet « Annuaire »
- Ajout d’une « Nature », une liste déroulante paramétrable
- Fusion des profils : ajout d’un mécanisme de fusion en plusieurs profils
Utilisateurs
- Accès à la fiche d’un utilisateur : possibilité de restreindre l’accès à ces fiches aux seuls administrateurs du logiciel
Clients outremers et étrangers
- API BAN : désactivation possible
- Champ adresse : personnalisation des noms des champs dans le bloc
- Téléphone : personnalisation du masque de saisie
Dashlets
- Paramétrage : possibilité d’afficher une colonne « Dossier lié »
Documents
- Date du jour : ajout d’une nouvelle variable permettant d’indiquer dans un document à quelle date celui-ci a été généré
Dossiers
- Boutons d’actions d’un dossier : possibilité de renommer les boutons
- Champ calcul : affichage des chiffres après la virgule
- Champ montant : ajout d’un séparateur de milliers
- Métadonnées : ajout de nouvelles métadonnées pouvant être affichées sur la couverture et gérées lors de l’instruction, il s’agit de cases à cocher : Dossier prioritaire, Dossier urgent, Dossier signalé
Ergonomie
- Boutons d’actions d’un dossier : possibilité de personnaliser les libellés des boutons
- Commentaire agent sur un justificatif : agrandissement de la zone « commentaire » dans la modale de saisie
Instruction
- Liste des statuts proposés : possibilité de masquer un statut dans le cas où celui-ci est utilisé uniquement par un connecteur
- Détection de modification : détection de multiples modification d’un dossier par un usager avec positionnement automatique d’un statut différent à chaque fois
- Sectorisation automatique : amélioration du traitement pour tenir compte des cas de plusieurs communes différentes avec un même code postal
Justificatifs
- Commentaire usager : en plus du commentaire agent déjà présent, l’usager à également la possibilité dorénavant de saisir un commentaire au moment du dépôt d’un justificatif complémentaire ou d’un nouveau dépôt suite à un rejet
- Visibilité internet : nouvelle propriété pour afficher ou non des justificatifs à l’usager ou non selon le type de document, cette possibilité prend tout son sens avec l’utilisation du module partenaire pour que ce dernier puisse déposer des justificatifs non accessibles par l’usager
Modèles de dossiers
- API R2P : ajout d’un nouveau type de champ permettant de faire des recherches sur les personnes physiques au travers d’une API
- Liste déroulante basée sur un référentiel : ajout d’un nouveau type de champ permettant d’afficher des données sous forme d’une liste déroulante, données centralisées dans un référentiel paramétrable permettant d’actualiser celui-ci pour répercuter automatiquement les valeurs dans les modèles de dossiers concernés
- Onglets : afficher / masquer des onglets en fonction de l’instruction du dossier pour chacune des vues (Internet, CRM, Partenaire)
- Tableau :
- Possibilité de mettre un libellé sur chaque ligne
- Propriété obligatoire / facultatif sur chaque colonne
- Ajout des formats calcul et liste déroulante dans les colonnes
- Possibilité de récupérer le contenu d’une cellule dans les modèles mails et PDF
Notifications aux usagers
- Notification par SMS : nouvelle action de statut pour pouvoir envoyer des notifications par SMS lors de l’instruction d’un dossier
Portail internet
- BIC / IBAN : prise en compte des références bancaires de comptes étrangers
- Notifications à la connexion : évolution des notifications affichées à l’usager concernant les justificatifs afin de relancer uniquement sur les documents obligatoires non fournis, pas les facultatifs
- Paramètres dans l’URL : passage de paramètre dans l’URL pour permettre d’appeler un téléservice depuis un autre site
- Parcours de l’usager : en cas de création d’un nouveau dossier, si l’usager enclenche la création d’un nouveau profil, le chemin initial est conservé pour le rediriger automatiquement vers le dossier à compléter une fois le profil créé
Profils métiers
- Calendrier : ajout de paramètres pour afficher ou non le calendier sur les individus, le calendrier sur les profils
Sécurité
- Connexion : possibilité d’activer un mécanisme de double authentification pour chaque utilisateur du CRM
Tiers / individus & profils
- Calendrier : possibilité d’afficher un calendrier pour visualiser les activités liées à l’individu ou au profil
Dashlets
- Dispositifs : possibilité d’afficher un(des) dispositif(s) dans un dashlet
- Favoris : possibilité d’afficher les favoris dans un dashlet
- Paramétrage : amélioration visuelle du paramétrage pour plus de clarté
- Tâches : possibilité d’afficher les tâches dans un dashlet
Dispositifs
- Anonyme : possibilité d’associer un utilisateur par défaut, généralement “Anonyme” pour créer un dossier très rapidement dans le CRM
- Bénéficiaire : possibilité d’associer un bénéficiaire aux dossiers en précisant le(s) type(s) éligible(s) parmi adulte, enfant et contact
Dossiers
- Assignation manuelle : possibilité d’assigner manuellement un dossier à un agent
- Classement : permet de classer un dossier selon une nomenclature pouvant comprendre de 1 à 4 niveaux
- Correction : possibilité de rattacher manuellement un dossier existant à un autre dispositif / de changer manuellement l’étape et le statut / de changer manuellement les coordonnées géographiques
- Création d’un dossier : amélioration du moteur de recherche avec la possibilité de créer un nouvel individu à l’entrée du dossier
- Dossier lié : possibilité de créer un nouveau dossier en le liant à un autre (dossier père versus dossier fils)
- Duplication avec lien : amélioration de la duplication d’un dossier avec possibilité de lier le nouveau dossier à l’ancien
- Suppression avec confirmation : la suppression d’un dossier nécessite dorénavant une confirmation
- Téléchargement en PDF : ajout de paramètres pour gérer la mise en forme des sections
Ergonomie
- Boutons radios / cases à cocher : modernisation de l’aspect visuel
- Dossiers : réorganisation et renommage des boutons pour plus de clarté
- Thème : mise en oeuvre d’un nouveau thème graphique pour le CRM
Instruction
- Envoi d’un email: amélioration de l’action avec possibilité de joindre les justificatifs d’un dossier
- Ligne de vie :
- Amélioration visuelle, le libellé de l’étape est au dessus de la punaise
- Aide sur les étapes d’instruction pour délivrer des consignes utiles à l’agent instructeur
- Nouvelles actions :
- Ajouter / Modifier un individu (adulte, enfant, contact)
- Ajouter / Modifier un profils
- Changer le statut selon la thématique
- Demander un nouveau justificatif sur un dossier ou un profil
- Détecter un doublon de dossiers sur le demandeur et/ou le bénéficiaire
- Statuts : ajout d’icônes dans la liste déroulante pour éclairer sur leur comportement (faire avancer ou non la ligne de vie)
- Traitement par lot : séparation en 2 mécanismes distincts pour la mise à jour des commissions et des réunions
Justificatifs
- Détection d’un nouveau dépôt après rejet : possibilité de gérer un dashlet affichant les justificatifs venant d’être modifiés par les usagers suite à un rejet
- Péremption : gestion d’un nouveau statut “Périmé” (une purge automatique existe pour supprimer régulièrement les documents périmés)
- Réutilisation : les justificatifs déposés sont proposés en réutilisation sur le portail internet dès lors qu’ils sont rattachés au profil
- Type de documents : tous les paramètres sont dorénavant centralisés sur les types de profils (format, taille limite)
Modèles de dossiers
- Conditions :
- possibilité de mettre des conditions d’affichage sur les sections
- possibilité de conditionner l’affichage d’un objet selon le type de profil lié au dossier
- Lignes : possibilité de sélectionner une ligne contenant 1 ou 2 colonnes pour optimiser l’affichage du formulaire
- Masque de saisie : possibilité de personnaliser un masque de saisie sur les champs textes
- Préchargement : possibilité de précharger un champ à partir d’une donnée d’un individu ou d’un profil
- Sauvegarde : elle s’effectue séparément pour chaque vue
- Types de champs : de nouveaux types de champs sont disponibles parmi Adresse géolocalisée, API Particulier, Calcul, Case à cocher multiple, NIR, Tableau
Modèles de PDF / de mails
- Variables : enrichissement des variables par les nouvelles informations gérées sur les individus et profils
Portail internet
- Brouillon : les brouillons sont dorénavant créés uniquement sur une action explicite de l’usager (bouton “Enregistrer et continuer plus tard”)
- Hors-compte : permet à un usager de créer un dossier sans compte de connexion, puis de le suivre
- Individus : gestion des nouvelles informations ajoutées
- Minimisation des données personnelles : l’écran n’affiche que les données remplies
- Profils : gestion des nouvelles informations ajoutées
- Suivi de dossier : passage au format WYSIWSG des informations détaillées affichées pour permettre un rendu plus riche (mise en forme, liens hypertextes)
Profils métiers
- Habilitations : refonte des habilitations au travers d’une matrice de gestion selon les dispositifs
- Individus : possibilité de restreindre l’accès à certaines données de la fiche d’un individu
Suppression des données
- Brouillon : suppression automatique des brouillons avec notification préalable à l’usager avant suppression effective
- Justificatifs : suppression automatique des justificatifs périmés
Tiers / individus
- Calendrier de garde : gestion d’un calendrier définissant la présence d’un enfant entre deux profils différents
- Nouvelles informations : ajout de nouvelles informations dans l’onglet “Généralités” et ajout de nouveaux onglets (Autorisations et attestations, Fiche santé, Moyens de contact, Régime alimentaire, Situation professionnelle)
- Sous-panel “Connexion” : amélioration par l’ajout des informations du navigateur utilisé par l’usager lors de la connexion au portail internet
- Sous-panel “Liens de parentés” : nouveau sous-panel pour définir les liens entre individus
- Sous-panel “Profils” : amélioration par l’ajout de nouvelles informations venant enrichir la liaison entre l’individu et un profil (Autorité parentale, mode garde, présence, règles pour le paiement de prestations …)
- Traçabilité : mémorisation de toutes les modifications dan le journal
- Typage : typage de chaque individu (adulte, enfant, contact) avec modification des données et onglets affichés selon le type
Tiers / profils
- Nouvelles informations : ajout de nouvelles informations dans l’onglet “Généralités” et ajout de nouveaux onglets (Agréments et relations, Informations fiscales)
- Sous-panel “Adresses précédentes” : nouveau sous-panel contenant les anciennes adresses de domiciliation ou de facturation dès lors que celles-ci sont mises à jour par une action du guide d’instruction
- Sous-panel “Informations fiscales précédentes” : nouveau sous-panel contenant les anciennes informations fiscales dès lors que celles-ci sont mises à jour par une action du guide d’instruction
- Sous-panel “Profils” : amélioration par l’ajout de nouvelles informations venant enrichir la liaison entre l’individu et un profil (Autorité parentale, mode garde, présence, règles pour le paiement de prestations …)
- Traçabilité : mémorisation de toutes les modifications dan le journal
Dossiers
- Brouillon : permet à un usager d’entamer la saisie d’un dossier et de conserver celui-ci pour le reprendre et le compléter ultérieurement
- Couverture : personnaliser et mettre en évidence les informations principales du dossier dans un onglet de présentation
- Duplication : possibilité de créer un nouveau dossier en reprenant automatiquement toutes les valeurs d’un dossier précédent
Ergonomie
- Création d’un dossier par les agents : amélioration des tuiles représentants les dispositifs d’aide, moteur de recherche couplé aux tiers
- Documents d’un dossier / d’un profil : mise en évidence visuelle des documents affichés ou masqués aux usagers
- Dossiers : dans le portail internet, le dossier s’affiche dorénavant sur 2 colonnes comme dans le CRM
- Liste des dossiers : mise en valeur du statut des dossiers en reprenant la couleur du guide d’instruction
- Nombre d’éléments dans les sous-panels : les sous-panels affichent le nombre d’éléments qu’ils contiennent permettant ainsi de les replier par défaut pour améliorer la lisibilité de l’écran
- Page d’administration : redécoupage de la page et renommage de certains libellés pour apporter plus de clarté dans cette page
Instruction
- Actions : possibilité de déclencher des actions au changement d’un statut (modifier les champs du dossier, gérer les lignes de suivi du dossier, assigner le dossier, envoyer un email, sauter des étapes de l’instruction, rendre invisible/visible/modifiable un onglet du dossier)
Justificatifs
- Instruction : gestion séparée du dossier par lequel ils ont été obtenus pour pouvoir aisément réclamer un nouveau document en cas de rejet de celui fourni
- Justificatif supplémentaire : possibilité de réclamer à tout moment à justificatif complémentaire même si celui ci ne fait pas parti du dossier initial
- Rattachement au dossier / au profil : les justificatifs sont au choix rattachés aux dossiers ou aux profils selon le type de document auquel ils appartiennent
Modèles de dossiers
- Vue agent / vue usager : gestion de 2 vues différentes pour personnaliser l’affichage selon les besoins de chacun (un mécanisme permet de dupliquer une vue vers l’autre)
- Référentiel des champs : ajout des champs “filtre” et “section”, ajout d’un moteur de recherche pour faciliter l’utilisation du référentiel
- Onglets : possibilité de déplacer les onglets dans un modèle
- Conditions : possibilité de d’affecter des conditions d’affichage sur les onglets et les champs
- Types de champs : de nouveaux types de champs sont disponibles parmi BIC, bouton-radio, IBAN, justificatifs, note, nombre, wyswyg
Notifications aux usagers
- Notifications automatiques : page d’administration permettant d’associer un modèle de mails à tout un ensemble d’événements gérés par le logiciel
Portail internet
- Authentification : intégration de Keycloak avec Open ID, France connect
- Dossiers : en lien avec la vue agent gérée dans le CRM, affichage sur 2 colonnes
- Profils : gestion multi-profils avec possibilité de partage entre plusieurs membres
- Documents : échange de documents
Tiers
- Type de profils : permet de définir des types de personnes morales (associations, commerçants, entreprises … etc)
Documents
- PDF : export d’un dossier en PDF pour les agents
Ergonomie
- Dossiers : dans le portail internet, le dossier s’affiche sur 1 colonne (2 colonnes dans le CRM)
Instruction
- Import / Export : import / export d’un guide d’instruction pour faciliter son déploiement sur d’autres environnements ou pour le dupliquer
Intéropérabilité
- Flux : possibilité d’extraire les champs personnalisés des dossiers
Modèles de dossiers
- Import / Export : import / export d’un modèle de dossiers pour faciliter son déploiement sur d’autres environnements ou pour le dupliquer
- Types de champs : ajout de nouveaux types de champs
Portail internet
- Authentification : gestion d’un compte de connexion
- Dossiers : création de nouveaux dossiers (générateur propre au portail)
- Instruction : suivi de l’instruction d’un dossier déposé
Dashlets
- Dossier : affichage de données liées aux dossiers
- Profil métier : affichage des dashlets selon le profil métier de l’agent connecté
Géolocalisation
- Cartographie : visualisation cartographique des dossiers
Modèles de dossiers
- Vue agent : création du générateur avec une seule vue pour les agents
- Référentiel des champs : constitution d’un référentiel pour réutiliser des champs dans différents modèles
- Onglets : gestion d’onglets pour répartir les champs
Profils métiers
- Habilitations : gestion des habilitations par dispositif
- Territoires : gestion de l’accès aux dossiers en fonction de la localisation des dossiers et des territoires d’affectation des agents
Territoires
- Type de territoires : gestion de plusieurs types pour gérer différents découpages
- Territoires et sous-territoires : segmentation géographique à 2 niveaux
Dossiers
- Dossier basé sur un ensemble fixe de champs pour une gestion standardisée
Instruction
- Guide d’instruction : création du guide comprenant une ligne de vie et des statuts pour une instruction visuelle
- Instruction en masse : modification en masse du statut sur un lot de dossiers
Interopérabilité
- Générateur de flux : mécanisme permettant de sortir un flux de données au format JSON
