Supprimer automatiquement des comptes usagers inutilisés
Ce mécanisme permet de supprimer automatiquement les comptes usagers non utilisés depuis un certain temps et d’anonymiser les dossiers liés
Configurer la suppression automatique
- Complétez les propriétés suivantes :
- Délai (j) pour notifier un compte inactif : délai exprimé en jour pour envoyer une notification à l’usager lui indiquant que son compte sera prochainement supprimé
- Délai (j) pour supprimer un compte : délai exprimé en jour pour supprimer le compte de l’usager, c’est à dire la suppression de la fiche de l’individu
- Définition d’un compte inactif : le mécanisme permet de choisir entre 2 modes pour déterminer ce qu’est un compte inactif, l’absence de connexion à son compte où l’absence de dossier récent
Configurer les notifications
- Allez dans les Notifications aux usagers (CRM > Administration > bloc Usagers > Notifications)
- Complétez les propriétés suivantes :
- Inactivité du compte : sélectionnez le modèle de mail approprié pour prévenir de la suppression prochaine d’un compte usager
- Suppression d’un compte : sélectionnez le modèle de mail approprié pour prévenir de la suppression effective d’un compte usager
Vérifier que la tâche planifiée des comptes usagers est mise en place
- Allez dans le Planificateur (CRM > Administration > Planificateur)
- Vérifiez la présence d’une tâche Notifier et supprimer les comptes usagers non utilisés
- Si ce n’est pas le cas, cliquez dans la barre de gauche sur Nouvelle action planifiée
- Saisissez le nom, par exemple Notifier et supprimer les comptes usagers non utilisé
- Sélectionnez la tâche Notifier et supprimer les comptes usagers non utilisé
- Sauvegardez la nouvelle tâche
- Vérifiez que la tâche est bien active
- Cliquez sur la tâche
- Dépliez le sous-panel Journal des tâches et vérifiez la présence d’une exécution récente
- Si ce n’est pas le cas, vérifiez le crontab sur le serveur
Que se passe-t-il lorsque le délai de notification est passé ?
Un email est envoyé automatiquement à l’usager pour l’informer que son compte sera prochainement supprimé sans action rapide de sa part. Aucune suppression n’est faite, son compte est utilisable et tous les éléments rattachés (profils, dossiers … etc) sont accessibles.
Que se passe-t-il lorsque le délai de suppression est passé ?
Les traitements suivants sont réalisés :
- L’individu : il est supprimé, l’usager ne peut plus se connecter sur le portail internet et un agent ne peut plus voir cet individu dans le CRM. Il s’agit d’une suppression logique, c’est à dire que les données sont conservées en base de données
- Le registre des individus : une trace de cet individu supprimé est mise dans le registre des individus (CRM > Administration > Registre des individus), de manière à conserver la trace de toutes les suppressions, qu’elles soient automatiques par ce mécanisme ou manuelles par l’action d’un agent dans le CRM
- Anonymisation des dossiers : le ou les dossiers liés à l’individu en tant que demandeur sont modifiés
- Demandeur : un individu Anonyme est affecté au dossier; Si cet individu n’existe pas, il est automatiquement créé la première fois
- Profil (selon le dispositif) : un profil Anonyme est affecté au dossier; Si ce profil n’existe pas, il est automatiquement créé la première fois
- Bénéficiaire : un individu Anonyme est affecté au dossier
- Détachement des profils : si l’individu se trouve lié à un ou des profils, il est automatiquement détaché de ceux-ci, toutefois les profils sont conservés
Pour en savoir plus sur le registre des individus, cliquez ici.
Remarques
La fiche de l’individu est supprimée dans le CRM, mais son email est conservé dans WordPress et dans le gestionnaire d’identité Keycloak. Aussi dans le cas où un usager voudrait de nouveau créer un compte en réutilisant le même email, il faudra solliciter l’intervention d’un administrateur technique pour intervenir sur WordPress et Keycloack.
Pour qui
Administrateur fonctionnel
Chemin
CRM > Administration > Suppression des données
Version
Open CRM 3.0
